Choć przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) obowiązują już kilka miesięcy (od dnia 25 maja 2018 r.) w praktyce wciąż spotykamy się z zagadnieniami budzącymi wątpliwości, rodzącymi pytania, co tak naprawdę się zmieniło.

Pozostając w tematyce oferowanych przez Kancelarię szkoleń, w dzisiejszym wpisie poruszone zostanie zagadnienie monitoringu we flotach samochodowych, w szczególności postaramy się odpowiedzieć na pytanie, czy wprowadzone regulacje zmieniają dotychczas stosowane rozwiązania? Co należy zrobić, by wprowadzony monitoring był legalny?

Przede wszystkim należy wskazać, iż RODO wprost nie reguluje zasad dotyczących monitoringu na płaszczyźnie pracodawca – pracownik, tym bardziej nie zawiera postanowień dotyczących monitoringu flot samochodowych. W konsekwencji, by móc odpowiedzieć na pytania postawione we wstępie niniejszego wpisu, należy poddać weryfikacji ogólne zapisy RODO, jak również zmienione po ich wejściu przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.) oraz przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1974 poz. 24 nr 141 z późn. zm.).

W pierwszej kolejności odwołamy się do dodanych przez polskiego ustawodawcę w ramach reformy prawa ochrony danych osobowych, będącej następstwem uchwalenia RODO przepisów – art. 22² i 22 ³ kodeksu pracy – które to wprost wskazują na trzy rodzaje monitoringu – wizyjny, poczty elektronicznej oraz inny niż wymienione. Właśnie do innych form monitoringu zaliczany jest monitoring flotowy, niezależnie od przyjętych przez daną firmę rozwiązań technicznych.

Jego stosowanie jest dopuszczalne jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz do właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Kryterium niezbędności rozumieć w ten sposób, że na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania, że wskazanych powyżej celów nie może osiągnąć w inny sposób niż tylko poprzez wybraną formę monitoringu pracownika. Okolicznościami istotnymi z punktu widzenia tej oceny są rodzaj pracy, jej charakter i stanowisko zajmowane przez pracownika. Trzeba pamiętać, iż zasada niezbędności jest dodatkowo ograniczona przez zasadę ochrony dóbr osobistych pracownika. Zatem w sytuacji chęci pracodawcy kontroli pracownika – kierowcy przykładowo pod kątem wybranych tras przejazdu czy też przestrzegania obowiązującej w firmie polityki ekonomicznej jazdy wdrożenie takiego monitoringu będzie dopuszczalne. „Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy” (art. 22²§6 kodeksu pracy). Dokumentem normującym powyższe kwestie może być także polityka danej floty samochodowej, która reguluje kwestie korzystania z samochodów służbowych.

Co zatem należy zrobić, by legalnie wprowadzić monitoring?

Najprościej ujmując – przestrzegać określonej procedury, procedury która koresponduje z zasadą przejrzystości przetwarzania danych osobowych ustanowioną w art. 5 ust. 1 lit. 1 RODO.

Przede wszystkim, nie później niż 2 tygodnie przed, o zamiarze uruchomienia monitoringu pracodawca informuje pracowników, w sposób u niego przyjęty. Dodatkowo przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca zobowiązany jest przekazać na piśmie informacje wskazane w cytowanym art. 22²§6 kodeksu pracy. Nowym wymogiem, wynikającym z omawianej regulacji art. 22³ w zw. z art. 22² kodeksu pracy, jest obowiązek odpowiedniego oznaczenia monitorowanej floty samochodowej, w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Na marginesie należy wskazać, iż spełnienie obowiązku informacyjnego związanego z monitoringiem floty samochodowej, nie zwalnia pracodawcy ze spełnienia jego obowiązków jako administratora danych osobowych, wynikających z RODO, tj. obowiązku udzielania pracownikowi, jako podmiotowi danych, wszelkich informacji określonych przepisami RODO i prowadzenia z nim komunikacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych (art. 12 RODO), jak również z obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 RODO.

Źródła:

1. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
2. ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.);
3. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1974 poz. 24 nr 141 z późn. zm.).