Dostęp do nagrań z monitoringu

Skoro mamy już podstawową wiedzę, jakie okoliczności muszą być spełnione by monitoring wizyjny był legalny (w placówkach świadczących usługi edukacyjne – Monitoring a RODO oraz we flotach samochodowych – Monitoring we flotach samochodowych a RODO), w dzisiejszym wpisie poruszymy problem dostępu do nagrań utrwalonych za pomocą takiego monitoringu. Kto ma prawo do ich przeglądania?

Jak wiadomo stosowanie monitoringu wizyjnego jako formy nadzoru nad osobami, których dane dotyczą, wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych wszystkich obserwowanych osób, a każda osoba ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych. Każdorazowo konieczne jest więc poszanowanie praw i wolności osoby obserwowanej oraz wypełnienie obowiązków ustawowych administratora.

W pierwszej kolejności, chcąc obejrzeć interesujące nas nagrania, konieczne jest zidentyfikowanie administratora danych osobowych osób obserwowanych (operatora systemu monitoringu), którym to jest podmiot, podejmujący decyzje o instalacji, celach i obszarze objętym systemem monitoringu będącym w jego dyspozycji.

Wiedzę w tym zakresie, powinniśmy uzyskać po zapoznaniu się z informacją o stosowaniu monitoringu. Należy bowiem wskazać, że administrator musi zrealizować wobec osoby obserwowanej obowiązek informacyjny ujęty w art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”), w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Pełna informacja o systemie monitoringu, zawierająca wymagania z art. 13 RODO, powinna być dostępna w miejscu monitorowanym, np. na tablicach albo w formie dokumentu dostępnego w siedzibie przedstawiciela administratora. Klauzula informacyjna powinna zawierać poza oznaczeniem administratora, cel oraz podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, kategorie przetwarzanych danych osobowych, wskazanie odbiorców danych osobowych, okres przechowywania danych osobowych, prawa przysługujące osobie, której dane osobowe są przetwarzane, w tym prawo dostępu do treści danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, jak również  informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.

Po uzyskaniu informacji na temat operatora systemu monitoringu, możliwe jest złożenie wniosku do administratora danych o dostęp do nagrań z monitoringu. Uprawnienie to obostrzone jest przede wszystkim przesłanką praw i wolności innych – należy mieć na względzie, że na nagraniu mógł zostać uwidoczniony również wizerunek innych osób, a rozpowszechnianie czyjegoś wizerunku bez zgody tej osoby jest działaniem bezprawnym. Dlatego też co do zasady dostęp do nagrania przysługuje tylko wtedy, gdy żądamy nagrania ze swoim udziałem lub z udziałem swojego dziecka jako opiekun prawny.

Na marginesie należy wskazać, iż osoby, które zostaną upoważnione przez operatora systemu monitoringu do dostępu do systemów monitoringu, mają obowiązek zachowania w poufności informacji uzyskanych w trakcie prowadzenia monitoringu oraz tych, dotyczących bezpieczeństwa funkcjonowania tych systemów. Ważne jest, aby osoba upoważniona do przetwarzania danych, nie mogła wykorzystywać ich na swoją rzecz i w innych celach, np. opublikowania w Internecie. Wówczas podmiot danych może dochodzić swych praw przed właściwym organem nadzorczym lub sądem w postępowaniu cywilnym.

Źródła:

  1. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
  2. ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.).

Monitoring a RODO

Pozostając w tematyce „szkolnej”, w dzisiejszym wpisie poruszone zostanie podnoszone w ostatnim czasie z niesłabnącym zainteresowaniem, zagadnienie dotyczące legalności monitoringu na terenie placówek świadczących usługi kształcenia.

W pierwszej kolejności należy wskazać, iż z dniem 25 maja 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”), co przełożyło się na nowelizację ustawy z dnia 14 grudnia 2016 Prawo oświatowe (Dz. U. 2017, poz. 59 z późn. zm.) (dalej „PrO”).

Jak wynika z art. 108 a PrO szkoła może stosować monitoring wizyjny, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia.

Wprowadzenie takiego monitoringu wymaga przeprowadzenia konsultacji z radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim. Jeśli monitoring został wprowadzony do szkoły przed wejściem przepisów, zalecana jest konsultacja co do celowości dalszego jego stosowania.

Przepisy ustawy PrO co do zasady nie zezwalają na monitoring:

  • pomieszczeń, w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze;
  • pomieszczeń, w których uczniom jest udzielana pomoc psychologiczno-pedagogiczna;
  • pomieszczeń przeznaczonych do odpoczynku i rekreacji pracowników;
  • pomieszczeń sanitarnohigienicznych;
  • gabinetu profilaktyki zdrowotnej, szatni i przebieralni.

Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której monitoring wyżej wymienionych pomieszczeń byłby niezbędny ze względu na zagrożenie bezpieczeństwa uczniów lub ochrony mienia i jednocześnie nie naruszałby godności oraz innych dóbr osobistych uczniów, pracowników i osób trzecich. W przypadku monitoringu takich pomieszczeń PrO wymaga zastosowania technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób, jakkolwiek powyższe nie kłóciłoby się z realizacji celu, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia.

Nagrania obrazu uzyskane w wyniku przyjętego w szkole monitoringu mogą być przetwarzane wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy niż trzy miesiące od dnia nagrania. Po upływie tego czasu, nagrania powinny ulec zniszczeniu, chyba że zaistnieją inne przewidziane prawem okoliczności, jak np. zabezpieczenie dowodu na potrzeby postępowania karnego/cywilnego.

Warto zaznaczyć, iż przepisy PrO nakładają na Dyrektora obowiązek:

  • poinformowania uczniów i pracowników szkoły o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu;
  • przekazania informacji o stosowaniu monitoringu w formie pisemnej pracownikom już na etapie poprzedzającym dopuszczenie do wykonywania obowiązków służbowych;
  • oznaczenia w sposób czytelny i widoczny wszystkich pomieszczeń i terenu monitorowanego za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych (nie później niż dzień przed jego uruchomieniem);
  • wprowadzenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mających na celu ochronę przechowywanych nagrań obrazu oraz uzyskanych w wyniku stosowania monitoringu danych osobowych uczniów, pracowników i innych osób

Biorąc pod uwagę powyższe każdorazowo należy zweryfikować opisane przesłanki w kontekście wprowadzanych środków służących zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia.